Comment paramétrer les conditions d’accueil ?

Comment paramétrer les conditions d’accueil ?

Comment paramétrer les conditions d’accueil ?

Les conditions d’accueil sont les formules types négociées avec les artistes (“à notre charge”, “autonomes”,…), classées par thème. Une fois paramétrées, elles se choisissent dans le contrat de chaque artiste, puis remontent dans les documents et les onglets d’accueil.
L’ensemble des paramétrages du module se trouve dans les paramètres du module Accueil.
 
Pour vous guider dans le formulaire d’ajout, depuis HEEDS, n’hésitez pas à consulter les “ ? ” en face de chaque champ.

Ajouter une condition d’accueil

Chaque compte HEEDS dispose d’une liste de conditions par défaut (par exemple “A notre charge”, “Autonome” ou “A la charge de l’artiste” pour le transport, l’hébergement et la restauration). Elle peut être complétée et modifiée librement.
Depuis HEEDS > Accueil > Paramètres > Conditions d’accueil
  • [Ajouter] une condition d’accueil
  • renseigner les champs du formulaire d’ajout
  • [Valider]

Les réglages d’une condition d’accueil

  • Thème : le domaine concerné (transport, transfert, hébergement, restauration, conditions techniques/backline, accréditations, photos, vidéo)
  • Désignation : le libellé interne, proposé dans la liste au moment de renseigner le contrat d’un artiste
  • Titre et sa traduction : le libellé externe, repris sur les confirmations, les feuilles de route et les matrices
  • Description et sa traduction : le texte détaillé de la condition, repris dans le document “Confirmation deal”
  • Position : l’ordre d’affichage de la condition dans la liste
  • Couleur : la couleur qui permet de repérer la condition dans la liste et dans les onglets d’accueil
  • Actif : “non” pour ne plus proposer cette condition (voir Désactiver ou supprimer une condition d’accueil)
Exemples : pour le transport, “à notre charge”, “autonomes”, “inclus dans la cession”, “tourbus” ; pour l’hébergement, “day room” ; pour la restauration, “buy-out” ou “catering”.

Importer des conditions d’accueil

Depuis HEEDS > Accueil > Paramètres > Conditions d’accueil
  • cliquer sur [Importer]
  • télécharger le fichier modèle
  • le compléter, une condition par ligne, avec les colonnes dans cet ordre : Désignation, Titre, Traduction, Description, Traduction, Position (nombre entier), Couleur (format #123456), Actif (oui ou non)
  • [Parcourir] pour sélectionner le fichier
  • [Valider]
Le fichier doit être au format .xlsx, contenir 500 lignes au maximum, et comporter toutes les colonnes, à leur place.
⚠️ Attention :
Le fichier d’import ne contient pas de colonne “Thème”. Après l’import, il faut attribuer un thème aux conditions importées : sélectionner les lignes concernées > [Traitement par lot] > choisir le thème. Pour aller plus vite, importer un fichier par thème, puis traiter chaque import en une seule fois.

Modifier, mettre à jour une condition d’accueil

Depuis HEEDS > Accueil > Paramètres > Conditions d’accueil
Depuis le formulaire :
  • cliquer sur le [Crayon] de la ligne
  • effectuer les modifications souhaitées
Ou directement depuis la liste :
  • cliquer sur la valeur à modifier, dans la ligne et la colonne concernées

Désactiver ou supprimer une condition d’accueil

  • Une condition désactivée reste affichée dans les contrats qui l’utilisent déjà, mais n’est plus proposée pour les nouveaux contrats.
  • Une condition déjà utilisée ne peut pas être supprimée : il faut la désactiver.

👀 Points d’attention

  • La désignation et le titre sont tous les deux importants : la désignation sert en interne, le titre apparaît sur les documents transmis à l’extérieur. Ils peuvent être différents.
  • Une condition peut aussi être créée à la volée depuis le contrat d’un artiste, avec “+ Ajouter” dans la liste.
  • Pour renseigner les conditions d’un artiste, voir Comment renseigner les conditions d’accueil négociées ?