Applications web

APPLICATIONS WEB

Des espaces en ligne dédiés

• communiquer avec les interlocuteurs habituels (artistes, médias et pros, graphistes, bénévoles, salariés occasionnels, partenaires, prestataires, etc.)
• mettre des contenus et de l’information à disposition (plannings de travail, téléchargement de packs promotionnels, news sur le déroulement de l’événement, charte des bénévoles, disponibilité des studios, etc.)

• enrichissant les informations contenues dans HEEDS grâce à cette relation (demandes d’accréditation, disponibilités de bénévoles ou de techniciens, listes d’invités des artistes, etc.).

🎯 Objectifs :

Pour quoi faire ?

• Créer des espaces en ligne dédiés à chaque communauté : bénévoles, équipes techniques, artistes, médias, chauffeurs, prestataires…
• Mettre à disposition des informations déjà présentes dans HEEDS : plannings, horaires, fichiers, hébergements, repas, transferts
• Recueillir des informations qui remontent directement dans HEEDS : disponibilités, formulaires, listes d’invités, listes de contacts, inscriptions, confirmations d’affectation
• Composer chaque espace à partir des modules choisis (Mes disponibilités, Mon planning, Technique, Documents, Chauffeur…)

Pour aller plus loin

• Envoyer les accès en quelques clics grâce aux matrices e-mail et aux liens d’autoconnexion, depuis la base contacts ou la liste des contacts affectés
• Être notifié par e-mail des actions des usagers, en tant que modérateur
• Suivre l’activité des usagers dans le journal de chaque appli
• Personnaliser les espaces : couleurs, visuels, titres des modules, version anglaise
• Animer les espaces avec des actualités et des infos (charte, infos pratiques…)
• Donner accès à plusieurs applis avec un seul compte usager

Liste des rendus

• Espaces en ligne accessibles sur ordinateur, tablette et smartphone
• Versions française et anglaise
• Exports XLSX, CSV et PDF des listes dans HEEDS (applis, usagers, événements liés, journal…)

Limites du module

• Les applis sont des sites web, consultables depuis un navigateur : aucune application smartphone n’est à télécharger
• Un contact ne peut devenir usager que s’il a une adresse e-mail dans sa fiche contact
• Une session de connexion dure en moyenne 15 minutes : au-delà, une reconnexion est nécessaire
• Une appli affiche soit les événements liés, soit une période personnalisée : les deux modes ne se combinent pas
• Le module Technique ne permet pas de filtrer ni de regrouper les horaires : ce module est peu adapté aux festivals programmés avec un seul événement par jour pour toutes les scènes
• Les documents se téléchargent un par un

Vidéo de présentation

Glossaire

• Appli / espace en ligne : site web dédié à une communauté, composé de modules
• Module : rubrique d’une appli (Mon planning, Mes disponibilités, Documents…), de niveau général ou liée à la programmation
• Usager : personne qui dispose d’un compte sur une ou plusieurs applis
• Modérateur : utilisateur HEEDS qui administre une appli et reçoit les notifications d’activité des usagers
• Lien d’autoconnexion : lien envoyé par e-mail qui mène directement à un module de l’appli, et crée le compte de l’usager au premier clic
• Mot-clé de module : code à insérer dans une matrice e-mail pour générer un lien d’autoconnexion
• Événements liés : événements choisis un par un pour apparaître dans l’appli
• Période personnalisée : mode dans lequel l’appli affiche tous les événements compris entre deux dates
• Visible / Joignable : l’usager apparaît dans l’annuaire / l’usager peut recevoir des messages des autres usagers depuis l’annuaire

🚫 Quels sont les droits nécessaires pour utiliser ce module ?

Simple usager (utilisation et consultation)

• Droits généraux : Applis

Usager expert (paramétrages)

• Droits généraux : Applis