Comment ajouter un transfert de matériel ?

Comment ajouter un transfert de matériel ?

Pour déplacer un instrument ou du matériel (backline, matériel son…), deux options sont possibles, selon ce qui compte le plus :

• depuis le module Transports : le transfert apparaît avec les autres transports, dans l’espace en ligne du chauffeur et, si besoin, sur la feuille de route de l’artiste ;
• depuis le module Planning, agenda : une seule entrée réunit la ressource matériel, le véhicule et le chauffeur, et apparaît dans le planning de chacune de ces ressources.

Quelle option choisir ?

Option 1 : depuis le module Transports

• cliquer sur [Ajouter] et sélectionner “transfert”
• renseigner les champs “De”, “Vers”, la date, l’horaire et la durée
• décrire le matériel transporté dans le champ “Bénéficiaires” ou dans le “Commentaire chauffeur”, sans renseigner de contact ni d’effectif
• s’il s’agit du matériel d’un artiste, sélectionner l’artiste, pour que le transfert apparaisse sur sa feuille de route
• dans la section “Informations transfert”, renseigner le contact chauffeur, le lieu de rendez-vous et le véhicule
• [Valider]

Option 2 : depuis le module Planning, agenda

Avant de commencer

• Le matériel à déplacer existe comme ressource, depuis HEEDS > Planning, agenda > Paramètres > Ressources
• Le véhicule existe comme ressource : voir Comment créer une ressource “véhicule” dans planning / agenda ?
• Si un chauffeur fait le transfert, il est déclaré comme ressource : voir Comment créer une ressource “chauffeur” dans planning / agendas ?

Créer un type d’entrée “Transfert matériel” (facultatif)

• [Ajouter] un type d’entrée
• renseigner le libellé (par exemple “Transfert matériel”), la section (par exemple “Runs”) et la couleur
• si besoin, forcer les réglages “Pro”, “Congé” et “RTT” pour toutes les entrées de ce type ; avec “Ignorer”, ils se choisissent entrée par entrée
• [Valider]

Planifier le transfert

• dans les filtres “Groupe” ou “Ressources”, afficher par exemple le véhicule ou le groupe “Véhicules”
• cliquer sur la grille et tirer pour créer le créneau du transfert
• dans le formulaire qui s’ouvre, renseigner :
• l’objet : par exemple “Transfert batterie – salle > studio”
• la description : les détails utiles (adresses, contact sur place…)
• la date, le début et la fin
• le type de planning : “Transfert matériel”, ou un type existant de la section “Runs”
• Pro : “oui” si le transfert est fait par un membre du personnel sur son temps de travail
• dans le bloc “Plannings”, cocher la ressource matériel, le véhicule et, si besoin, le chauffeur
• [Valider]

Vérifier le planning

👀 Points d’attention

• HEEDS ne signale pas les doubles affectations : le contrôle se fait visuellement, dans le planning.
• Avec l’option 1, le transfert n’apparaît dans l’espace en ligne du chauffeur que si son suivi l’autorise : voir Comment faire pour que les transferts s’affichent sur les espaces en ligne des chauffeurs ?
• Avec l’option 2, l’entrée de planning n’est pas une ligne de transport : pensez à transmettre autrement le planning au chauffeur, par exemple avec l’export PDF du planning horizontal.
• Les réglages “Pro”, “Congé” et “RTT” servent au décompte du temps de travail du personnel. Ils peuvent être forcés par le type d’entrée.