Comment créer, paramétrer et animer un espace en ligne (appli) ?

Comment créer, paramétrer et animer un espace en ligne (appli) ?

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Comment créer, paramétrer et animer un espace en ligne (appli) ?

Les applis HEEDS sont des espaces en ligne destinés aux personnes avec qui vous travaillez : bénévoles, technicien·nes, artistes, médias, prestataires, chauffeurs… Elles permettent de leur mettre des informations à disposition (plannings, documents, actualités) et de recueillir les leurs (disponibilités, informations contacts, formulaire, listes d’invités…), qui remontent directement dans HEEDS.
Chaque appli se compose de modules, choisis selon la communauté à laquelle elle s’adresse.
 
Pour vous guider dans les formulaires, depuis HEEDS, n’hésitez pas à consulter les “ ? ” en face de chaque champ.

Créer une appli

Depuis HEEDS > Applis > Liste
  • [Ajouter] une appli
  • renseigner le formulaire d’ajout
  • [Valider]
Les applis peuvent être classées par section ; sans section, elles apparaissent par ordre alphabétique. La liste indique leur adresse, leurs modules et leur nombre d’usagers. Pour ouvrir une appli et accéder à ses onglets, cliquer sur la [Loupe] en bout de ligne. Ses réglages se modifient ensuite depuis l’onglet “Fiche” > [Modifier].

Les réglages de l’appli

Bloc “Appli”
  • Titre : le nom de l’appli, qui sert aussi à créer son adresse. Nommez-la avec le nom de votre structure suivi de la communauté, par exemple “Ma structure - Bénévoles”
  • Section : range l’appli dans la liste des applis
  • Commentaire interne : une note pour votre équipe
  • Actif : “non” pour fermer l’appli, temporairement ou définitivement
  • Visuel de fond : l’image de fond de l’appli
Bloc “Programmation”, qui concerne les modules liés à la programmation (Présentation, Mon planning, Technique, Feuille de route, Médias, Inscriptions, Liste invités, Liste contacts, Rider)
  • Libellé (obligatoire) et sa traduction : le titre donné à la programmation dans l’appli
  • Texte d’en-tête et sa traduction
  • Afficher les horaires des événements et Utiliser l’horaire annoncé
  • Afficher les événements non confirmés
  • Période personnalisée :
    • “non” : l’appli affiche les événements que vous lui avez liés (voir Lier des événements)
    • “oui” : l’appli affiche tous les événements compris entre la “Début de période” et la “Fin de période”, deux champs qui apparaissent alors
  • Visuel d’en-tête
Bloc “Afficher sur la timeline” : les informations affichées pour chaque événement (date, horaire, titre, lieu, code postal, ville, scènes, type, série, style, artiste(s), image).
Bloc “Couleurs” : la couleur principale de l’appli, ainsi que les couleurs de fond et de texte des éléments d’interaction.
Bloc “E-mail de réinitialisation de mot de passe” : le message envoyé quand un usager demande à réinitialiser son mot de passe. Il contient des mots-clés, à conserver.

Lier des événements

Uniquement si l’appli n’est pas en période personnalisée.
Depuis l’onglet “Événements” de l’appli
  • [Ajouter] des événements
  • cocher les événements à lier
  • [Valider]
Les événements peuvent aussi être cochés depuis l’onglet “Fiche” > [Modifier], dans le bloc “Événements liés”.
Pour délier un événement, cliquer sur l’icône de lien barré en bout de ligne : l’événement n’est plus lié à l’appli, mais il reste dans votre programmation.
💡 Note :
La liste des événements proposés dépend de votre filtre événementiel. Pour lier des événements passés ou plus lointains, élargissez d’abord la période filtrée.

Ajouter et paramétrer les modules

Depuis l’onglet “Modules” de l’appli
  • [Ajouter] un module, en le choisissant dans la liste (classée par famille : Profil, Communauté, Ressources, Régie, Artistes, Studios, Transports, Billetterie, Contrôle d’accès)
  • cliquer sur le [Crayon] du module pour le paramétrer
Les modules en rose sont liés à la programmation : ils affichent les événements de l’appli. Les modules en bleu sont de niveau général.

Les réglages d’un module

Communs à tous les modules :
  • Position : l’ordre d’affichage du module dans le menu de l’appli
  • Actif : “non” pour masquer le module sans le supprimer
  • Titre (obligatoire) et sa traduction : le nom du module dans le menu de l’appli
  • Texte d’en-tête et sa traduction : le texte affiché en haut du module
Propres à chaque module : le bloc “Réglages”, à droite du formulaire, varie selon le module. Par exemple, pour “Mes disponibilités” : les dates proposées, les informations affichées sur les événements, le délai de prévenance ou les créneaux horaires.
Une même appli peut contenir plusieurs modules “Infos”, chacun avec son propre titre (par exemple “La charte” et “Infos pratiques”).

Les mots-clés des modules

La colonne “Mots clés module” donne, pour chaque module, les mots-clés à insérer dans une matrice e-mail pour envoyer un lien direct vers ce module (voir Inviter les usagers) :
  • la version française, et la version anglaise (avec _en_)
  • pour les modules liés à la programmation, une variante avec _event_, qui mène directement à l’événement depuis lequel l’e-mail est envoyé
Ces mots-clés sont aussi visibles dans l’onglet “Fiche”.

Déclarer les modérateurs

Depuis l’onglet “Modérateurs” de l’appli
  • [Ajouter] un modérateur
  • choisir l’utilisateur HEEDS dans la liste
  • [Valider]
Les modérateurs sont les membres de votre équipe qui administrent l’appli. Ils reçoivent automatiquement, chaque heure, un e-mail qui récapitule les actions des usagers : connexions, disponibilités, formulaires validés, ajouts sur une liste d’invités…

Alimenter l’appli

Documents / Espace médias

Depuis l’onglet “Documents / Espace médias” de l’appli
  • [Ajouter] un élément, en choisissant son type : code iframe, contenu HTML, MP3, image, URL ou fichier autre
  • renseigner le formulaire : titre et traduction, fichier, crédits, limite d’utilisation, catégorie, description et traduction
  • pour qu’il apparaisse dans l’appli, passer “Publié” à “oui”
  • [Valider]
Les contextes proposés dans ce formulaire (Contrat, Rider, Technique, Médias, API) n’ont pas d’effet dans les applis : seule la coche “Publié” décide de l’affichage.

Actualités et Infos

Depuis l’onglet “Actualités” ou “Infos” de l’appli
  • [Ajouter] une actualité ou une info
  • pour une info, choisir le module Infos dans lequel elle apparaît (“Module Id”)
  • renseigner le titre, la position, le texte et, si besoin, une image
  • passer “Publiée” à “oui”
  • [Valider]
Le module “Actualités” ou “Infos” doit avoir été ajouté à l’appli.

Critères

Depuis l’onglet “Critères” de l’appli
  • [Ajouter] des critères
  • cocher les critères de votre base contacts à associer à l’appli
  • si besoin, adapter leur libellé, leur section, leurs traductions et leur position, et choisir s’ils sont visibles
  • [Valider]
Les usagers cochent eux-mêmes ces critères dans leur profil (module “Mon compte”), ce qui met à jour leur fiche contact. Ils servent aussi de filtres dans l’annuaire, dès qu’au moins un contact y est relié.

Inviter les usagers

Pour donner accès à l’appli, on envoie aux futurs usagers un e-mail qui contient un lien direct vers l’un de ses modules : c’est ce qu’on appelle un lien d’autoconnexion. Au clic, l’usager arrive dans ce module et son compte est créé automatiquement, avec son adresse e-mail comme identifiant. C’est ensuite à l’usager de créer son mot de passe, depuis le module “Mon compte”, pour pouvoir se reconnecter plus tard : l’appli doit donc comporter ce module, et la matrice e-mail peut l’inviter à s’y rendre.
  • copier le mot-clé du module d’arrivée, depuis l’onglet “Modules” ou “Fiche” de l’appli
  • créer une matrice e-mail depuis HEEDS > Paramètres généraux > Matrices > Email, et y insérer le mot-clé sous forme de lien. L’adresse de l’expéditeur et l’objet sont obligatoires. Dans le bloc “Modules” de la matrice, cocher le ou les modules qui correspondent aux écrans depuis lesquels elle sera envoyée. Par exemple, le module “Contacts” sert à la fois pour la base contacts et pour la liste des contacts affectés ; les modules “Staff, …” correspondent aux différentes listes du staff (affectations en liste, par dates, disponibilités, contrats…)
  • depuis cet écran, sélectionner les futurs usagers > [Traitement par lot] > “Envoyer un message” > choisir la matrice > [Valider]
L’accès peut être envoyé depuis n’importe quel écran qui liste des contacts : choisissez celui qui correspond aux personnes à inviter. Par exemple, un régisseur passera plutôt par la liste des contacts affectés, pour n’inviter que les personnes qui vont réellement travailler, plutôt que par la base contacts.
💡 Note :
Le module “Applis, utilisateurs” d’une matrice e-mail sert à écrire aux personnes qui sont déjà usagers d’une appli. Il n’est pas utilisé pour l’e-mail d’accès, puisque les destinataires ne sont pas encore usagers.
✉️ Exemple de matrice d’accès
Objet : IZK_prenom_IZK, ton espace en ligne [nom de l’espace]
Bonjour IZK_prenom_IZK,
Tu trouveras ci-dessous ton accès individuel et personnalisé à ton espace en ligne, depuis lequel tu pourras :
  • renseigner tes disponibilités
  • consulter ton planning
  • consulter les déroulés horaires et les éléments techniques des événements sur lesquels tu travailles
  • mettre à jour tes informations
[mot-clé du module d’arrivée, inséré sous forme de lien]
Une fois sur ton espace, pense à te créer un mot de passe dans l’onglet “Mon compte”.
[Signature]

Gérer les usagers

Depuis l’onglet “Usagers” de l’appli, ou depuis HEEDS > Applis > Usagers pour toutes les applis
Chaque usager a un seul compte (identifiant et mot de passe), qui peut donner accès à plusieurs applis. Pour créer ou modifier un compte à la main :
  • [Ajouter] un usager, ou cliquer sur le [Crayon] d’un usager existant
  • renseigner le contact, l’identifiant et le mot de passe (obligatoires)
  • cocher les applis auxquelles il a accès
  • [Valider]
Les autres réglages du compte :
  • Actif : “non” désactive le compte, et donc l’accès à toutes ses applis. Pour retirer l’accès à une seule appli, décochez simplement cette appli
  • Visible : l’usager apparaît dans l’annuaire de l’appli
  • Joignable : les autres usagers peuvent lui écrire depuis l’annuaire, par e-mail anonymisé
Pour vérifier ce que voient vos usagers, créez-vous aussi un compte usager sur l’appli : il est indépendant de votre compte utilisateur HEEDS.

Suivre l’activité

Depuis l’onglet “Journal” de l’appli
Le journal liste les connexions et les actions des usagers dans chaque module, par exemple les disponibilités cochées avec leurs commentaires. Il affiche par défaut le mois en cours : modifiez les dates pour remonter plus loin. La colonne “Alerte” signale par exemple une indisponibilité cochée sur une date où l’usager est déjà affecté.
L’onglet “Usagers” indique aussi la date de dernière connexion de chacun.

👀 Points d’attention

  • Un contact ne peut devenir usager que s’il a une adresse e-mail dans sa fiche contact.
  • “Période personnalisée” et événements liés ne se combinent pas : en période personnalisée, il est inutile de lier des événements.
  • Les documents, actualités et infos sont à “Publié = non” par défaut : pensez à les publier.
  • Un modérateur sans adresse e-mail dans HEEDS ne reçoit pas les e-mails de notification.
  • Un usager désactivé arrive sur une erreur 403, même s’il clique à nouveau sur son lien d’accès.
  • Une erreur 404 survient souvent quand plusieurs sessions sont ouvertes dans le même navigateur : passez par le lien d’un autre module.
  • Si une date n’apparaît pas dans les disponibilités malgré un paramétrage correct, vérifiez le délai de prévenance du module “Mes disponibilités”.
  • Une session de connexion à une appli dure en moyenne 15 minutes : au-delà, l’usager est déconnecté et doit se reconnecter.